Smart working. 5 strumenti indispensabili per lavorare da casa

strumenti per lo smart working
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Con la diffusione del coronavirus e i provvedimenti emanati dal governo per gestire l’emergenza sanitaria, il termine smart working è entrato a far parte del nostro lessico quotidiano. Sebbene sia ormai chiaro per tutti che si tratti di una modalità di lavoro da remoto, forse non tutti sanno quale sia la definizione di smart working intesa dal governo e prevista da normativa. Chi ha familiarità con l’inglese sa che la traduzione letterale di smart working è “lavoro intelligente” e non “lavoro da remoto” o “lavoro da casa”. Definizione, quest’ultima, che più si avvicina a home office ovvero “ufficio a casa”. Vediamo insieme cosa si intende per smart working per la normativa italiana e quali sono gli strumenti indispensabili per ottimizzare il lavoro fuori dall’ufficio.

Smart working. Tra definizione normativa e DPCM

dpcm smart working

La definizione di smart working è stata introdotta nel panorama normativo italiano con la Legge 81/2017 per agevolare la «conciliazione dei tempi di vita e di lavoro». Anche definito come “lavoro agile”, è una modalità di esecuzione del lavoro subordinato basata sulla flessibilità organizzativa, in termini di luoghi e orari di lavoro. Si distingue dall’home office proprio per questa sua flessibilità. Mentre la modalità di lavoro home office – anche detta telelavoro – prevede che la prestazione lavorativa rispetti gli stessi orari del lavoro in ufficio, lo smart working non stabilisce vincoli di orari – fermo restando il limite di ore lavorative giornaliere e settimanali. Con il DPCM 1° marzo 2020 (art.4 comma 1), cade il vincolo dell’accordo per svolgere l’attività lavorativa in smart working e il datore di lavoro può obbligare i suoi impiegati a lavorare da remoto, senza che vi sia il consenso di questi ultimi. Il DPCM del 18 ottobre, invece, stabilisce – nei casi in cui sia previsto – la modalità di smart working al 75%. Ciò significa che le prestazioni lavorative si svolgeranno per il 75% delle ore in smart working, mentre per il restante 25% nei locali aziendali.

I 5 strumenti indispensabili per lo smart working

La responsabilità degli strumenti tecnologici per svolgere l’attività lavorativa in smart working resta delle aziende, come stabilito dalla Legge 81/2017. Sia per le aziende consolidate che per le startup emergenti, una delle difficoltà maggiori che deriva dal lavoro remoto riguarda la comunicazione. Problemi di comunicazione tra dipartimenti, professionisti e membri di un team destabilizzano, infatti, i processi organizzativi e produttivi. Vediamo, dunque, quali sono gli strumenti indispensabili per collaborare e comunicare con i propri collaboratori, lavorando da casa.

Chat per comunicare velocemente

chat

Uno degli strumenti a cui non si può rinunciare è la chat, che permette di comunicare velocemente con singoli collaboratori o con gruppi selezionati. Sul mercato è possibile trovare sia software gratuiti che a pagamento, quasi tutti disponibili sia per Windows e MacOS che per Android e iOS. Tra i più diffusi, Slack, Microsoft Team e Google Hangout.

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Videoconferenze per il brainstorming

videoconferenze

Comunicare velocemente non basta. Spesso è necessario riunirsi e confrontarsi. Per farlo in smart working, ci vengono in soccorso i software per le videoconferenze. Grazie a questi indispensabili strumenti, è possibile non solo fare le “classiche” videochiamate, ma anche condividere il proprio schermo – funzione utilissima, ad esempio, per i training – e inviare file. Anche in questo caso, ce ne sono tantissimi e disponibili per diversi sistemi operativi e dispositivi, come Zoom, Microsoft teams e Google Meet.

I documenti in cloud

documenti in cloud

Spesso è necessario condividere documenti, ma chat e e-mail impongono limiti sulle dimensioni dei file. Oltre a salvare spazio sui nostri dispositivi, i software cloud rendono facile e veloce la condivisione e la gestione dei documenti. Grazie a questi strumenti possiamo, infatti, gestire i permessi di accesso ai documenti, rendendoli pubblici o privati e consentendone la sola lettura o anche la modifica. Software loud di questo tipo sono, ad esempio, Dropbox, One Drive e Google Drive.

Calendario condiviso

calendario

L’agenda, che sia digitale o cartacea, è buona pratica per ricordare i propri impegni. Per gli impegni lavorativi, è indispensabile. Ma come fanno i nostri collaboratori dal proprio ufficio casalingo a sapere quando siamo liberi o impegnati o se abbiamo un giorno off? Se, ad esempio, devo fissare un meeting con 15 collaboratori, inviare un messaggio a ciascuno di loro per conoscerne la disponibilità diventa un lavoro dispendioso in termini di tempo ed energie. Ecco che il calendario condiviso diventa uno strumento indispensabile per ottimizzare tempi e risorse. Potremmo, dunque, trovare molto utili Zoho, Google Calendar e il calendario di Outlook.

Project management

project management

Gli strumenti per gestire un progetto sono già molto utili in ufficio, ma in smart working sono indispensabili. I software per il project management, infatti, consentono di organizzare i vari gruppi di lavoro e le singole attività, stabilendo tempi e priorità. Sia per piccoli gruppi che per team molto ampi, permettono di avere sempre una visione completa sullo stato dei processi produttivi. Tra i più utilizzati, Asana, Trello e Microsoft Project.

Ogni software ha le sue funzionalità specifiche e non tutte sono adatte a ogni tipologia di attività. Bisogna quindi saper scegliere gli strumenti più adeguati al proprio business e integrarli tra loro per ottimizzare i processi organizzativi e produttivi. Non sai come scegliere? Compila il modulo per richiedere una consulenza personalizzata.

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