PEC per le aziende. Sanzioni per chi non è in regola

posta elettronica certificata
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Entro il 1° ottobre tutte le aziende dovranno comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese. Lo prevede il Decreto Semplificazioni convertito in Legge 120/2020 lo scorso 11 settembre. Per la mancata comunicazione entro il termine previsto potranno essere applicate sanzioni fino a 2.064€ e l’assegnazione d’ufficio di una PEC. Vediamo insieme cosa si intende per domicilio digitale e PEC e come mettersi in regola.

Cos’è il domicilio digitale

PEC

Il Codice dell’Amministrazione Digitale – all’ art.1 – definisce domicilio digitale «un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, […] valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale». All’art.3-bis, inoltre, stabilisce che tutti «i professionisti tenuti all’iscrizione ad albi e i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese hanno l’obbligo di dotarsi di un domicilio digitale». Dunque, il domicilio digitale equivale, al momento, a un indirizzo di posta elettronica certificata o PEC ed è obbligatorio per tutte le tipologie di impresa e categorie di professionisti che prevedono l’iscrizione a un albo.

PEC e PEO. Quali sono le differenze

La PEO – o posta elettronica ordinaria – è uno strumento che consente agli utenti, registrati presso un provider del servizio, di inviare e ricevere messaggi dalla propria casella di posta utilizzando un qualsiasi dispositivo connesso in rete. La PEC – o posta elettronica certificata – è, invece, un tipo particolare di posta elettronica che ha valore legale e identifica in maniera univoca il soggetto pubblico o privato legato a uno specifico indirizzo di posta elettronica. Dunque, mentre la PEO viene utilizzata per le comunicazioni di carattere ordinario, la PEC si presta alle comunicazioni aventi valore legale, alla pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

PEC. Scadenze e sanzioni

La PEC è divenuta obbligatoria dal 2008 per le società e dal 2012 per le imprese individuali. Tuttavia, la mancata comunicazione finora ha comportato soltanto una sospensione temporanea dell’invio di pratiche telematiche al Registro delle Imprese. Con la Legge 120/2020, invece, sono state introdotte delle sanzioni per chi non si metterà in regola entro il 1° ottobre. Le società che non comunicheranno il proprio domicilio digitale entro la scadenza potranno, infatti, essere soggette a multe fino a 2.064 euro. Inoltre, le imprese che alla scadenza risulteranno prive di domicilio digitale saranno soggette all’assegnazione d’ufficio di una PEC. Nonostante per i professionisti non sia stata stabilita una scadenza, la mancata comunicazione della propria PEC all’Ordine o Collegio di appartenenza, comporta la sospensione dall’albo.

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Come mettersi in regola

L’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – ha reso disponibile sul suo sito web l’elenco di gestori PEC accreditati, presso i quali è possibile eleggere il proprio domicilio digitale e dunque registrare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Ogni gestore dà la possibilità di scegliere tra diversi piani, ciascuno dei quali differisce in termini di spazio di archiviazione e servizi aggiuntivi. Aruba, ad esempio, offre tre tipi di PEC a partire da 5€ + IVA/anno. Mentre InfoCert e Register danno la possibilità di effettuare una prova gratuita per 6 mesi. Tali gestori offrono anche il servizio di firma digitale, necessario per iscrivere la propria PEC al Registro delle Imprese. Una volta attivata la propria casella di posta elettronica certificata, bisogna comunicarla telematicamente al Registro, tramite il sito ipec-registroimprese.infocamere.it. Qui sono disponibili due percorsi di registrazione, per le imprese individuali e per le società. In entrambi i casi non sono previsti oneri in diritti, bolli e tariffe. Per effettuare la registrazione sono richiesti:

  • Codice fiscale dell’impresa
  • Indirizzo PEC
  • Dispositivo per la firma digitale.

Inoltre, l’iscrizione della PEC può essere effettuata anche da un intermediario abilitato alla comunicazione con il Registro delle Imprese (commercialista, associazione di categoria, ecc.).

Per i professionisti, invece, si applica la procedura prevista dal proprio Ordine o Collegio di appartenenza, per cui si rimanda ai relativi siti istituzionali.

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